4 Dicas para lidar com as interrupções ao longo do dia

As interrupções ao longo do dia afectam a forma como desenvolve as suas tarefas e comprometem a produtividade. Este artigo reúne as quatro dicas do vídeo para lidar com as pausas forçadas: horários para as reuniões, momentos definidos para o email, um manual de procedimentos e a preparação do trabalho que exige concentração.

1. Não deixe a reunião passar dos 75 a 90 minutos

Não deixe que uma reunião dure mais do que 75 a 90 minutos. E guarde alguns minutos finais para definir os próximos passos e atribuir as tarefas e responsabilidades que resultaram dessa reunião. É nesses minutos que a reunião fica verdadeiramente fechada.

2. Marque horas certas para ver o email

Em vez de abrir o email a cada notificação, escolha horas certas para o consultar. Ao concentrar essa tarefa em momentos definidos do dia, junta as pequenas interrupções numa só e consegue manter o foco nas tarefas que tem para fazer. O email deixa de decidir o ritmo do seu dia.

3. Crie um manual de procedimentos para as dúvidas mais comuns

Olhe para as tarefas em que é interrompido com mais frequência e escreva um manual de procedimentos simples para elas. Com as dúvidas mais comuns esclarecidas por escrito, os colegas resolvem-nas sem precisar de interromper o seu trabalho com tanta frequência.

4. Resolva o que está pendente antes do trabalho de concentração

Antes de iniciar uma tarefa importante que exige a máxima concentração, resolva com as pessoas da sua equipa as questões que ficaram pendentes. Assim, quando for interrompido, é num momento em que o custo é menor — e não a meio do trabalho que mais exige de si.

Leve estas dicas à sua equipa

Estas quatro práticas funcionam melhor quando não dependem de uma só pessoa. Se achar que alguma delas pode ser útil para quem trabalha consigo, partilhe-a.

Perguntas frequentes

Quanto tempo deve durar uma reunião de trabalho?

Não mais de 75 a 90 minutos. É a indicação do vídeo: uma reunião deve terminar dentro desse intervalo e reservar os minutos finais para definir os próximos passos e atribuir tarefas e responsabilidades.

Quando deve ver o email ao longo do dia?

O vídeo aconselha a escolher horas certas para olhar para o email, em vez de o consultar à medida que as notificações chegam. Ao concentrar essa tarefa em momentos definidos, junta as pequenas interrupções e mantém o foco no trabalho.

Como evitar que os colegas interrompam o seu trabalho com dúvidas?

Escreva um manual de procedimentos para as tarefas em que surgem mais dúvidas. Com as questões mais comuns esclarecidas por escrito, os colegas resolvem-nas sem precisar de interromper o seu trabalho.

O que fazer antes de começar uma tarefa que exige concentração?

Resolva primeiro o que ficou pendente com a sua equipa. Antes de arrancar com a tarefa que exige máxima concentração, esclareça essas questões — assim as interrupções acontecem em momentos em que o custo é menor.

Fontes

• Vídeo “4 Dicas para lidar com as interrupções ao longo do dia - Dicas Rápidas de Produtividade Ep.1”, FULL FILL, Novembro de 2019 — no início deste artigo.
• Foto: TheStandingDesk no Unsplash.