5 Dicas para aumentares a tua produtividade

Aumentar a produtividade não obriga a trabalhar mais horas. Este artigo reúne as dicas que o vídeo apresenta para tornar o dia de trabalho mais leve, desde as notificações que roubam a atenção até à forma de atacar uma tarefa que parece demasiado grande. São medidas simples, que se aplicam numa questão de minutos.

Desligar as notificações

As notificações eram, no princípio, poucas em número e em quantidade. Serviam para lembrar o que havia para fazer e, por isso, ajudavam a ser mais produtivo. Hoje estão massificadas: mesmo quando se visita um determinado site, aparece o pedido para activar notificações, e o resultado é um bombardeamento constante que distrai e rouba a atenção. Como a atenção e a capacidade de foco diminuem, a produtividade diminui também.

Reduzir as notificações ao máximo e deixar apenas as que são realmente importantes é fundamental — não só as do telemóvel, mas também as do computador. O argumento de que se corre o risco de perder algo importante não se justifica: basta ir às opções do browser, à parte das notificações, e desligá-las. Num ambiente de empresa, é fundamental tê-las desligadas.

Escrever tudo o que ocupa a atenção

A segunda dica é pegar numa folha de papel e numa caneta ou lápis e escrever tudo o que ocupa a atenção, ou seja, tudo o que há para fazer até ao final do dia. Enquanto se faz este exercício, o vídeo pode ser pausado durante dois a três minutos, para que a atenção fique toda naquilo que se escreve. Depois, retoma-se o vídeo e continua-se.

A regra dos dois minutos

A terceira dica é a regra dos dois minutos: tudo aquilo que demora menos de dois minutos deve ser feito imediatamente, em vez de ficar adiado. É uma das dicas de produtividade de que as pessoas mais gostam e que melhor funciona, porque a tarefa fica resolvida na hora e deixa de voltar à lista mais tarde.

Fatiar a tarefa grande

Quando a tarefa é grande — vai levar horas, dias ou até semanas — a dificuldade está em perceber por onde começar. A solução é fatiar: dividir essa tarefa em tarefas pequenas, de dez a quinze minutos no máximo, e definir qual é a primeira dessa lista. É por essa primeira fatia, muito pequena, que se começa.

O mais difícil é começar

Depois de desligar as notificações, de escrever tudo o que ocupa a atenção, de despachar o que demora menos de dois minutos e de fatiar a tarefa grande, falta atacar a primeira fatia. O mais difícil é começar: escolher essa tarefa pequena e executá-la de forma rápida. Vale a pena experimentar durante os próximos dois ou três dias e observar as diferenças nos resultados.

Perguntas frequentes

Porque é que as notificações prejudicam a produtividade?

As notificações eram poucas e ajudavam a lembrar as tarefas. Hoje são massificadas e chegam mesmo a partir de sites, o que cria um bombardeamento constante que distrai e rouba a atenção. Com menos foco e atenção, a produtividade diminui.

Como aplicar a regra dos dois minutos no dia a dia?

Tudo o que demora menos de dois minutos deve ser feito de imediato, em vez de ficar adiado. É uma das dicas de que as pessoas mais gostam e que melhor funciona, porque evita que pequenas tarefas se acumulem e voltem mais tarde à lista.

Vale a pena desligar as notificações do telemóvel e do computador?

Sim. A recomendação é reduzir as notificações ao máximo e ficar apenas com as importantes, tanto no telemóvel como no computador. O receio de perder algo relevante resolve-se nas opções do browser, na parte das notificações, e num ambiente de empresa é fundamental tê-las desligadas.

Como começar uma tarefa que parece demasiado grande?

A tarefa deve ser fatiada em tarefas pequenas, de dez a quinze minutos no máximo, e é a primeira dessa lista que se começa. O mais difícil é começar: essa primeira fatia pequena executa-se de forma rápida.

Fontes

• Vídeo “5 Dicas para aumentares a tua produtividade - Produtividade com Inteligência Ep.2”, FULL FILL, Junho de 2019 — no início deste artigo.
• Foto: Darius Bashar no Unsplash.